Conferencia de prensa
Se da cuando hay una información muy importante que le interesa a una mayoría de público, las instituciones o empresas organizan conferencias de prensa, para dar a conocer los detalles de esa información.
Actividad con un propósito claro, institucional o empresarial, relacionado con las relaciones públicas y es organizada por los relacionistas públicos a petición de las autoridades superiores y está dirigida al público de la prensa.
Son planificadas (la organizan los poderes del estado, las empresas...se convocan a los medios con comunicados de prensa, se convocan en un determinado lugar y se les da información importante) o improvisadas (cuando se toma por sorpresa a un personaje y a causa de la presión se ve obligado a dar la conferencia ahí mismo).
Son caras, se necesita alquilar la locación, alimentos, materiales...
No se hacen conferencias por cualquier cosa, tiene que ser información importante, la prensa es un público muy ocupado, por lo que se les ofrece la noticia.
La invitación a una conferencia de prensa
Siempre debe haber una invitación para que el periodista se entere, tiene que reflejar alguna información, sin decir abiertamente el tema de la conferencia, tiene que ser atractiva con datos relacionados con el lugar y la hora. Las hay virtuales o por medios físicos.
Hay que organizarla cuando no esté algo que pueda competir (otras conferencias, huelgas, actividades que atrapen la atención del público) los miércoles no se deben hacer porque hay consejo de gobierno y los viernes no porque todo el público se despista. Es mejor realizarlas en la mañana. Lunes y martes pueden ser los días más recomendables, que no sea ni muy tarde ni temprano, se recomienda el horario de 10 a 11 am.
Tareas ANTES de la conferencia:
Ver si es noticia y su factibilidad, seleccionando mensajes clave, una buena locación (en ocasiones politicas el foyer del teatro nacional) realizar una nota de prensa para los periodistas (comunicado de prensa-boletín para periodistas) , realizar invitación a toda la prensa, poseer un objetivo.
Hay que confirmar la recepción de invitaciones, reunirse con el cliente y repasar los mensajes clave, hay que revisar la logística (sonido, luces...)
Fotógrafos: Se necesita un registro para la misma empresa.
Realizar el dossier de prensa
La invitación a una conferencia de prensa
Siempre debe haber una invitación para que el periodista se entere, tiene que reflejar alguna información, sin decir abiertamente el tema de la conferencia, tiene que ser atractiva con datos relacionados con el lugar y la hora. Las hay virtuales o por medios físicos.
Hay que organizarla cuando no esté algo que pueda competir (otras conferencias, huelgas, actividades que atrapen la atención del público) los miércoles no se deben hacer porque hay consejo de gobierno y los viernes no porque todo el público se despista. Es mejor realizarlas en la mañana. Lunes y martes pueden ser los días más recomendables, que no sea ni muy tarde ni temprano, se recomienda el horario de 10 a 11 am.
Tareas ANTES de la conferencia:
Ver si es noticia y su factibilidad, seleccionando mensajes clave, una buena locación (en ocasiones politicas el foyer del teatro nacional) realizar una nota de prensa para los periodistas (comunicado de prensa-boletín para periodistas) , realizar invitación a toda la prensa, poseer un objetivo.
Hay que confirmar la recepción de invitaciones, reunirse con el cliente y repasar los mensajes clave, hay que revisar la logística (sonido, luces...)
Fotógrafos: Se necesita un registro para la misma empresa.
Realizar el dossier de prensa
DURANTE la conferencia:
Hay que estar atentos a los detalles electrónicos, parqueos, personas que participarán en la conferencia, que la persona que dará la información esté a tiempo, de los materiales para los alimentos, agua, que todos estén identificados.
Hay que tomar fotografías y entregar el dossier de prensa al final.
Hay que empezar a preparar todo por lo menos 2 horas antes.
No debe haber nunca favoritismos hacía nadie.
Los periodistas piden hablar por aparte para hacerle preguntas al vocero.
DESPUÉS de la conferencia:
Siempre debe haber gente que se quede para realizar pagos, desmontar equipos...
También para hacer relaciones públicas con nuestro cliente.
Hay que enviar fotos a los que no llegaron.
Monitorear publicaciones
Enviar un reporte al cliente, cuales fueron los resultados de la conferencia.
TIPS
Tener bocadillos, no alcohol
Confirmar a los periodistas
Seleccionar un buen lugar
Realizar sesión de preguntas y respuestas con los voceros (que debe y no debe responder)
Hay que tomar fotografías y entregar el dossier de prensa al final.
Hay que empezar a preparar todo por lo menos 2 horas antes.
No debe haber nunca favoritismos hacía nadie.
Los periodistas piden hablar por aparte para hacerle preguntas al vocero.
DESPUÉS de la conferencia:
Siempre debe haber gente que se quede para realizar pagos, desmontar equipos...
También para hacer relaciones públicas con nuestro cliente.
Hay que enviar fotos a los que no llegaron.
Monitorear publicaciones
Enviar un reporte al cliente, cuales fueron los resultados de la conferencia.
TIPS
Tener bocadillos, no alcohol
Confirmar a los periodistas
Seleccionar un buen lugar
Realizar sesión de preguntas y respuestas con los voceros (que debe y no debe responder)
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